-
Afbeelding Credit FutureLog
Van naleving tot licenties en certificeringen, e-procurementsoftware is de sleutel tot het vereenvoudigen, automatiseren en centraliseren van hospitality contract management. Zoals bij elke relatie, zijn langetermijnpartnerschappen met leveranciers die blijvende waarde genereren gebaseerd op vertrouwen, communicatie en wederzijds begrip. Dit begint met het leverancierscontract, dat effectief beheerd moet worden om naleving te garanderen – een verantwoordelijkheid die doorgaans door procurement wordt afgehandeld.
Het onderhouden van sterke, eerlijke leveranciersrelaties is essentieel voor elke succesvolle hotelonderneming, vooral in tijden van economische onzekerheid. Wanneer deze partnerschappen effectief worden uitgevoerd, zorgen ze ervoor dat hotels kunnen omgaan met verstoringen in de levering, consistente, hoogwaardige voorzieningen kunnen bieden, unieke en concurrerende aanbiedingen voor gasten kunnen ontwikkelen en kunnen voldoen aan industrienormen en -regelgeving. Voor veel hotels was samenwerking met leveranciers essentieel om de pandemie te overleven en blijft het hen helpen zich te onderscheiden van concurrenten.
Zoals bij elke relatie, zijn langetermijnleverancierspartnerschappen die blijvende waarde genereren gebaseerd op vertrouwen, communicatie en wederzijds begrip. Dit begint met het leverancierscontract, dat effectief beheerd moet worden om naleving te garanderen – een verantwoordelijkheid die gewoonlijk door procurement wordt afgehandeld.
Inefficiënties en toezicht in contractbeheer kunnen een aanzienlijke impact hebben op de prestaties van hotels. In het beste geval zorgen fouten, vertragingen en miscommunicatie voor hogere operationele kosten. In het slechtste geval kunnen deze praktijken de relaties met leveranciers schaden, de tevredenheid van gasten in gevaar brengen door verstoringen van de service en zelfs leiden tot kostbare schendingen van de naleving.
In feite zijn risicomanagement en compliance enkele van de belangrijkste drijfveren achter digitale transformatie onder inkoopprofessionals, wat de adoptie van oplossingen zoals e-procurementsoftware stimuleert. Waarom is contractbeheer nog nooit zo belangrijk geweest voor hoteliers om goed te doen, en Hoe kan e-procurement helpen?
Contractmanagement wordt complexer
Hotelinkoop ziet er nu heel anders uit dan een paar jaar geleden. Externe uitgaven hebben altijd bijgedragen aan verschillende prestatiemaatstaven, van financieel succes tot gasttevredenheid. De rol van inkoop in de bedrijfsstrategie is echter sinds 2020 geïntensiveerd.
Dit komt niet alleen doordat inflatie de inkoop onder druk heeft gezet om strategisch te besteden. Het komt ook doordat investeerders, consumenten en regelgevende instanties meer toezicht houden op gebieden als duurzaamheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid en gegevensprivacy, wat van invloed is op hoe en waar hotels goederen en diensten aanschaffen. Meer dan ooit hebben Chief Procurement Officers (CPO’s) een plek aan de directietafel, waar beslissingen over deze prioriteiten worden genomen.
In deze omgeving is het leverancierscontract koning. Door de juiste voorwaarden te onderhandelen en naleving af te dwingen, kunnen inkoopteams ervoor zorgen dat hotels de industrienormen, certificeringen en licenties in goede staat houden op gebieden als gezondheid en veiligheid, gegevensbeveiliging en milieu, sociaal en bestuur (ESG). Naarmate wetten en regelgevingen regionaal veranderen, stelt effectief contractbeheer hotels in staat hun toeleveringsketens en activiteiten onder controle te houden.
Maar dit is veel gemakkelijker gezegd dan gedaan wanneer u vertrouwt op verouderde infrastructuur, zoals on-premise servers, silo-inkooptools en handmatige workflows. Deze aanpak maakt het garanderen van contractnaleving complex, tijdrovend en foutgevoelig. Toch blijven veel hotels op deze manier opereren, vaak vanwege een gebrek aan buy-in voor nieuwe oplossingen of gehechtheid aan verouderde systemen. Het niet naleven van contractvoorwaarden, zoals verlopen licenties en certificeringen, kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor een hotel, wat zowel de reputatie als de financiële prestaties beïnvloedt. Niet-conforme IT-leveranciers kunnen bijvoorbeeld de gegevensbeveiliging van een hotel in gevaar brengen, wat miljoenen kost aan herstel en tegenreacties van klanten in het geval van een inbreuk.
Naarmate de eisen aan inkoop en contractbeheer evolueren, realiseren toonaangevende hoteliers zich het belang van efficiëntere en grondigere contractbeheersoftware. Volgens onderzoek van PwC is 86% van de inkoopafdelingen wereldwijd nu uitgerust met een digitale procure-to-pay (P2P)-oplossing.
Automatiseringen verbeteren due diligence en versnellen workflows
Dergelijke procure-to-pay-tools zijn essentieel voor het stroomlijnen van contractbeheer en helpen voorkomen dat verouderde leverancierscertificeringen of licenties door de mazen van het net glippen. Om te beginnen huisvest cloudgebaseerde procure-to-pay-software het hele proces op één plek, waardoor contractdocumenten en communicatie consistent, veilig en gemakkelijk toegankelijk zijn voor belanghebbenden.
Moderne procure-to-pay-tools kunnen ook geavanceerde functies bieden, zoals automatisering en data-analyse op basis van kunstmatige intelligentie (AI). Dit ondersteunt contractonderhoud en zorgt ervoor dat inkoop efficiënter kan werken. E-procurement kan bijvoorbeeld contracten opstellen met vooraf ingestelde sjablonen en clausules. Door markttrends, eerdere leveranciersgedragingen en financiële prognoses te analyseren, kan de software leveranciers of contractvoorwaarden voorstellen die meer waarde voor de organisatie opleveren. Contractmanagers kunnen ook digitaal wijzigingen bijhouden en doorvoeren, waardoor het proces wordt vereenvoudigd. Zodra een contract is goedgekeurd, bewaakt de software de prestaties ervan en activeert waarschuwingen wanneer leveringen vereist zijn of contract- en licentiedeadlines naderen.
Inkoopteams kunnen profiteren van agile workflows en hebben tijd om zich te richten op meer betrokken taken, zoals het opbouwen van sterkere relaties met cruciale leveranciers. Hoteliers kunnen ook dure nalevings-, licentie- en certificeringsschendingen vermijden. Dit zorgt niet alleen voor servicecontinuïteit en verbetert de winstgevendheid van het hotel, maar bouwt ook een betrouwbaar en betrouwbaar leveranciersnetwerk op.
Verfijn uw contractbeheerstrategie met FutureLog
Contractbeheer is een belangrijk onderdeel van inkoop in de horeca en vormt alles van gasttevredenheid tot naleving van de wet en veerkracht van de toeleveringsketen. Het gebruik van handmatige processen en verouderde software is een riskante benadering van deze functie, waardoor hotels kwetsbaarder worden voor nalevingsovertredingen, om nog maar te zwijgen van het feit dat het aanzienlijk meer tijd en middelen kost om te voltooien. Daarom is een cloudgebaseerde P2P-oplossing zoals FutureLog een slimme keuze, die een aanzienlijk rendement op de investering genereert als het gaat om uw leveranciersrelaties, klantloyaliteit en reputatie in de branche.
Beheer uw contracten met vertrouwen Ga van chaos naar controle met een contractbeheerstrategie
Neem contact op met ons team van experts in hospitality en ontdek hoe FutureLog u meer controle en gemoedsrust kan geven als het gaat om de contractbeheerstrategie van uw hotel.
Over FutureLog
FutureLog biedt een volledig geïntegreerd, cloudgebaseerd procure-to-pay-platform voor de hospitality-industrie. Wij faciliteren een end-to-end procurementproces van inkoop, via voorraadbeheer en factuurverwerking; alles beschikbaar op één platform om u tijd en geld te besparen. Het FutureLog procure-to-pay-platform is de basis voor naadloze connectiviteit tussen hotelactiviteiten, corporate centres en leveranciers.
Suzanne Ward
Vice President Digitale Marketing en Communicatie
+41 41 759 1861
